Электронный документооборот: кому и зачем он нужен?

Электронный документооборот: кому и зачем он нужен и сколько это стоит? С каждым годом информационные потоки все больше «уходят» в интернет, но бухгалтерский учет по-прежнему ассоциируется у многих с разнообразными «бумажками». Однако на сегодня любой бизнесмен имеет возможность практически полностью отказаться от бумаг и перейти на электронный документооборот (ЭДО).

Рассмотрим преимущества работы с электронным документооборотом и порядок перевода обмена данными в этот формат.

Обязательный и добровольный электронный документооборот

Нужно сказать, что для большинства бизнесменов речь идет не о переходе на электронный документооборот, а скорее – о расширении сферы его применения. Ведь крупные и средние компании давно уже сдают отчетность и документы в ИФНС и внебюджетные фонды в электронном формате.

Касается эта обязанность и многих малых бизнесменов. Например, декларацию по НДС практически все (кроме налоговых агентов) должны сдавать онлайн. А для отчетности, направляемой в ФСС, «порог», после которого работодатель обязан переходить на электронную отчетность – это всего 25 работников, включенных в форму.

Поэтому с понятием электронный документооборот так или иначе знакомы почти все бизнесмены. Вопрос только в том – как перевести «в онлайн» взаимоотношения не только с контролерами, но и с контрагентами.

Электронный документооборот и его преимущества

Основным преимуществом перехода на электронный документооборот является экономия. Причем «прямое» снижение затрат (на бумагу, расходные материалы, почтовые услуги и т.п.) – это далеко не все.

Использование электронного документооборота существенно ускоряет протекание всех бизнес-процессов – как формирования и согласования документов внутри компании, так и обмена информацией с контрагентами. Следовательно – повышается оборачиваемость ресурсов, и бизнес начинает работать более эффективно.

Кроме того, переход на электронный документооборот повышает дисциплину сотрудников: ведь теперь руководители в любой момент могут проконтролировать, как идет работа над тем или иным документом.

Электронный документооборот и его недостатки

Многие бизнесмены опасаются, что, переведя данные в электронный формат, они могут потерять их из-за сбоев программы или других форс-мажорных обстоятельств.

Но при серьезных «форс-мажорах» (например – при пожаре) точно так же могут пострадать и бумажные документы.

А если говорить именно о «компьютерных» проблемах (заражение вирусами, дефекты жесткого диска и т.п.), то застраховаться от них поможет резервное копирование.

Копию всей информационной базы нужно делать ежедневно и хранить не просто на отдельном носителе, а в другом помещении. Тогда в самом худшем случае будет утрачена информация, введенная за один день.

Также возможны сложности, связанные с «человеческим фактором». Рядовые сотрудники, которые годами работали «на бумаге» не всегда легко переходят на новые формы документооборота.

В этом случае поможет организация обучения и различные формы стимулирования, например – премии за ускоренное освоение электронного документооборота.

Что необходимо для организации электронного документооборота и сколько это стоит

«Виртуальные» документы, так же, как и обычные, нужно заверять. Для этого используется электронная цифровая подпись (ЭЦП).

В статье 5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ указано, что существует три «уровня сложности» цифровой подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

Простая подпись – это пароль, который позволяет только определить отправителя документа. О защите информации здесь речи не идет, т.к. нельзя проверить, был ли документ впоследствии изменен.

Усиленная подпись формируется с помощью криптографических средств и гарантирует защиту от исправлений.

Однако ее «неквалифицированный» вариант во многих случаях не имеет юридической силы. Чтобы применять такую ЭЦП, нужно заключать отдельное соглашение с каждым контрагентом. И все равно – при налоговых спорах или судебных разбирательствах возможны проблемы.

Поэтому лучше всего применять усиленную квалифицированную подпись, которую выдают удостоверяющие центры (УЦ), аккредитованные в Минсвязи. Такая электронная цифровая подпись «по умолчанию» приравнивается к собственноручной подписи руководителя компании.

Стоимость сертификата ЭЦП для бизнесменов начинается от 2,5 — 3,0 тыс. руб. Обычно он выдается на год, затем подпись необходимо обновлять.

Когда документ сформирован и подписан – его нужно отправить контрагенту. Конечно, для этого можно воспользоваться и «простой» электронной почтой, но чаще всего, чтобы защитить информацию, бизнесмены прибегают к услугам специализированных операторов электронного документооборота.

Стоимость пересылки зависит от выбранного тарифа. Это похоже на оплату банковских услуг: чем больше документов входит в «пакет», тем дешевле обойдется отправка каждого из них.

В среднем один исходящий документ будет стоить бизнесмену от 5 до 15 руб., входящие – бесплатно.

Порядок перехода на электронный документооборот

Перед тем, как перейти на электронный документооборот нужно тщательно проанализировать существующий порядок работы с информацией и, при необходимости – устранить недостатки.

В противном случае вы можете «автоматизировать хаос», и переход на электронный документооборот не улучшит организацию работы, а только добавит проблем.

Если же с документооборотом все в порядке, то далее необходимо сделать следующее.

1. Провести переговоры с контрагентами. Ведь переход на электронный документооборот при взаимоотношениях между бизнесменами – дело полностью добровольное. Поэтому не исключено, что ваши партнеры захотят продолжать работать «по старинке».
2. Разработать регламент электронного документооборота. Следует иметь в виду, что сразу перевести всех контрагентов на обмен данными в онлайн-формате вряд ли удастся. Поэтому в течение определенного (возможно – весьма длительного) времени у вас будут действовать два регламента -«электронный» и «бумажный»
3. Выбрать удостоверяющий центр для получения подписи.
4. Выбрать оператора электронного документооборота. Здесь также нужно учитывать, через кого собираются работать (или уже работают) ваши контрагенты. Дело в том, что существует порядок обмена данными между клиентами разных операторов (по аналогии с роумингом в мобильной связи). Но на сегодня он реализован далеко не для всех операторов электронного документооборота.

Кому выгоден переход на электронный документооборот

Даже небольшие компании могут снизить свои затраты, если перейдут на электронный документооборот. Выше мы говорили, что электронная подпись стоит около 3 000 руб. в год, а отправка одного документа через оператора электронного документооборота обойдется не более, чем в 15 руб.

Стоимость «обычного» (не заказного) письма, посылаемого внутри РФ, составляет около 30 руб. Поэтому, чтобы окупить затраты на покупку ЭЦП, достаточно, чтобы организация отправляла 200 документов в год (200 х 15 = 3 000).

А если речь идет о средних и крупных компаниях, формирующих тысячи и десятки тысяч документов в год, то здесь выгода от внедрения электронного документооборота будет несомненной.

Вывод

Электронный документооборот позволяет существенно снизить текущие затраты на «бумажную» работу. Даже небольшие организации, которые формируют несколько сотен документов в год, уже могут получить выгоду от перехода на электронный документооборот.

Но в итоге выгода не ограничится лишь экономией на бумаге и почтовых расходах. Т.к. все процессы в компании после внедрения электронного документооборота ускорятся, то это приведет к повышению эффективности бизнеса в целом.

Источник: https://uchet.pro/