Как найти хорошего секретаря в компанию: определяем требования к секретарю

Определяем требования к помощнику. Чтобы найти хорошего секретаря в компанию, прежде всего необходимо четко ответить на вопрос, каким Вы хотите его видеть, и сформулировать задачи, которые секретарь будет выполнять. Если просто поручить кадровой службе «найти самого лучшего помощника», скорее всего, Вы долго будете искать «такого же, но с перламутровыми пуговицами».

Как правило, не бывает плохих или хороших сотрудников: бывают подходящие или не подходящие именно Вам. Скажем, если Вы часто выезжаете в командировки, помощник обязательно должен уметь организовывать поездки - бронировать билеты, заказывать гостиницы и трансферы, оформлять визы. Но если Вы не выезжаете в командировки, это требование будет излишним. То же самое можно сказать о знании иностранных языков и других специфических компетенциях. Составьте собственный список необходимых требований. Не включайте в него все, что только можно, «на всякий случай».

Если какие-либо навыки Вашего помощника, значимые для него самого, не будут востребованы, рано или поздно он уйдет, чтобы не потерять квалификации.

Обратите внимание: в объявлении о вакансии на должность секретаря не стоит указывать пол, возраст, национальность и другие условия, не связанные с деловыми качествами работника. По общему правилу Вы не сможете отказать в приеме на работу соискателю, который не отвечает этим критериям (подробнее читайте в статье 64 Трудового кодекса). Но это не означает, что какие-то Ваши личные предпочтения (например, брюнетка 20-25 лет) абсолютно исключены. Просто не говорите об этих требованиях. Отказывая кандидату, в качестве причины называйте недостаточную квалификацию или не подходящий для Вашей компании опыт работы (при этом никто не запретит думать иначе: «Вы мне не подходите, потому что Вам уже 26 и Вы блондинка»; просто не произносите этой фразы).

Проверяем компетенции секретаря

Допустим, у Вас уже есть 10-15 подходящих резюме. Поручите кадровику проверить, насколько честно соискатель изложил факты профессиональной и личной биографии (квалифицированный менеджер по кадрам прекрасно справится с таким заданием). А вот выяснять, как поведет себя будущий помощник в реальных рабочих условиях, лучше самостоятельно. Предложите кандидату несколько ситуаций, встречающихся в деятельности Вашей компании, и выслушайте, как он поступит.

Как быстро найти хорошего секретаря в компанию? Мы создали для вас отличный сервис для поиска секретаря любого уровня. Просто опубликуйте бесплатное объявление и секретари сами к вам обратятся!

Например, такая ситуация: «Руководитель поручил Вам передать важные документы партнерам из другой организации. Ваши действия?». Если соискатель отвечает так: «Отправлю по почте» или «Передам с курьером», - вряд ли стоит останавливать выбор на этой кандидатуре.

Сравните: «Сначала я уточню у руководителя, насколько срочно нужно передать документы, и решу, как их отправить: по почте, с курьером или отвезти лично. Затем выясню точный адрес и узнаю, кто контактное лицо. После того как документы будут переданы, позвоню в партнерскую компанию, чтобы убедиться, что адресатом они получены. Сообщу руководителю, что его поручение выполнено (если это необходимо)». Вы можете предложить соискателю несколько таких ситуаций и попросить, чтобы претендент описал алгоритм предполагаемых действий (устно или письменно).

Делаем выбор

Обычно бывает так: Вы просмотрели резюме, протестировали соискателей, и теперь у Вас есть несколько более или менее подходящих кандидатур. Как сделать окончательный выбор? На финальном собеседовании рекомендую спросить у кандидата: «Почему Вы хотите работать именно в нашей компании и именно на этой должности?». Даже если Вы или специалист по подбору кадров уже задавали такой вопрос, стоит его повторить. Пусть будущий помощник убедит Вас сам, что он - именно тот, кто Вам нужен. Согласитесь, гораздо лучше взять в команду человека с огоньком в глазах, искренним желанием работать и уверенностью в своих силах, чем потом ломать голову над тем, как стимулировать сотрудника к работе с полной отдачей.

Автор: Анна ВАСЕНИНА, издатель, главный редактор журнала «Кадровое дело», Москва